Rechercher
  • Fabienne Olivera

Quels sont les documents importants que je dois conserver, comment et combien de temps?

Mis à jour : févr. 22


Depuis que je travaille dans la finance en entreprise (plus ou moins 20 ans déjà), l'archivage est une perpétuelle question. Quels documents ? Combien de temps? Comment et où ? Pourquoi ?

Avec le développement du numérique, on pourrait se dire que ce point est plus simple, je n'en suis pas si sure.... je vous explique :

Quels sont les documents à conserver dans votre entreprise ?

Ce sont tous les documents qui prouvent de la réalité des actes réalisés par votre entreprise envers un tiers. (clients, fournisseurs, salariés, actionnaires et Etat/Administrations).

Combien de temps devons-nous les conserver ?

La durée va dépendre du droit auquel on se rapporte.(commercial, civil, social, comptable,...)

Ce lien vous explique parfaitement tous les détails des pièces à conserver et leurs délais de conservation.

Pourquoi ?

Pour prouver votre bonne foie en cas de litige/ réclamation avec un partenaire ou en cas de contrôle de l'Etat.

De nombreuses entreprises décident de réduire le temps de conservation de leurs documents pour différentes raisons (ex : manque de place, délai fiscal échu,...) . Ah! le rangement vertical!

Cependant ce n'est pas un choix anodin pour la pérennité de son entreprise.

Dans ma carrière, j'ai vu des fournisseurs réclamer le paiement de factures neuf ans après la date de facturation.(eh! oui! ils appliquent le droit comptable). Quelque soit le montant de la facture, quand on n'a pas conservé de document c'est......agaçant mais complètement légal.

Comment et où ?

Par principe, vos documents administratifs sont à conserver dans le format original. Quelques explications s'imposent :

Les documents qui prennent le plus de place sont les factures et depuis la loi de finance rectificative de 2016, la numérisation des documents papiers reçus est possible si l'entreprise applique et utilise des logiciels répondants aux normes imposées par l'Etat (BOFIP, le livre de procédures fiscales et pour l'exception de la vidéo l'art 90 et 95 ici )

Avant d'investir dans un matériel de numérisation, il est important de :

  • Comparer (pour faire le choix le plus économique) :

  • le coût de l'archivage des documents papiers

  • le coût de l'investissement / utilisation du matériel,

  • mais surtout vérifier qu'il correspond à toutes les prérogatives de l'administration fiscale.

J'espère que ces infos vous auront aidés, interrogés ou rassurés, n'hésitez pas à me contacter :

  • Si vous avez des questions complémentaires,

  • Si vous souhaitez que j'aborde des sujets sur mon blog,

  • Si vous avez des remarques,

A très vite

Fabienne

contact@acvisofinance.fr


40 vues

e-mail : contact@acvisofinance.com

TEL : 06.29.23.72.41

ACVISO Finance SARL Unipersonnelle

Capital : 2 000 €

RCS Meaux : 832 263 891

Organisme de formation :

Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro 11770637677, cet enregistrement ne vaut pas agréement de l’Etat.

© 2020 - ACVISO Finance. Tous droits réservés - Fabienne OLIVERA